【澄清函格式】在商业往来、合同履行或项目执行过程中，有时会出现信息不明确、理解偏差或误解的情况。为确保各方对相关事项的准确理解，维护合作的顺利进行，常常需要通过“澄清函”这一正式文件来说明问题、解释情况并寻求共识。

以下是一份标准的澄清函格式，适用于各类企业、机构或个人之间因信息不清而需进行书面澄清的情形。

澄 清 函

致： [收件人名称/单位]

发件人： [发件人名称/单位]

日期： [填写日期]

主题： 关于[具体事项名称]的澄清说明

尊敬的[收件人名称]：

您好！

关于贵方于[日期]发出的[文件名称/通知内容]中提到的[具体事项名称]，我方在仔细阅读后发现部分内容存在一定的理解差异，为避免后续工作中产生不必要的误会，现就相关事宜作出如下澄清说明：

1. 背景说明：

[简要说明事件背景，如：根据双方签订的[合同编号]，有关[具体条款]的执行方式存在不同解读。]

2. 存在问题：

[详细描述当前存在的疑问或误解，如：贵方在[某项内容]中的表述与我方的理解存在出入，导致我方在实际操作中出现困惑。]

3. 澄清

[逐条说明我方对相关问题的理解和解释，确保清晰明了。例如：我方认为[具体观点]，理由如下：……]

4. 建议与请求：

[提出希望对方确认或调整的意见，如：请贵方核实上述内容，并给予书面确认，以便我方后续工作顺利推进。]

5. 联系方式：

如有进一步问题，请随时与我方联系：

联系人：[姓名]

电话：[联系电话]

邮箱：[电子邮箱]

感谢贵方一直以来的支持与配合，期待通过此次沟通达成一致，推动双方合作更加顺畅。

此致

敬礼！

发件人签名：

[签字]

公司名称（如有）：

[公司名称]

日期： [填写日期]

注意事项：

- 澄清函应以正式、客观、礼貌的语气撰写，避免情绪化表达。

- 内容应简洁明了，重点突出，便于对方快速理解。

- 建议在发送前由相关部门负责人审核，确保信息准确无误。

- 可根据实际情况调整格式与内容，但应保持基本结构完整。

通过规范的澄清函格式，不仅可以有效解决信息不对称的问题，也有助于建立良好的商业信誉与合作关系。