【会议室管理规章制度及流程】为规范公司内部会议室的使用，提升办公效率，确保会议资源合理分配与高效利用，特制定本《会议室管理规章制度及流程》。本制度适用于公司所有部门及员工，旨在通过明确的管理规则，保障各类会议的顺利进行。

一、适用范围

本制度适用于公司内所有用于召开会议的场所，包括但不限于：小型会议室、中型会议室、大型会议室、视频会议室等。所有员工在使用会议室前，均需遵守本制度的相关规定。

二、预约与使用原则

1. 会议室实行“先预约、后使用”原则，严禁未经登记擅自占用会议室。

2. 所有会议需提前通过公司内部系统或指定平台进行预约，填写会议主题、时间、人数、设备需求等信息。

3. 预约时应尽量选择合适的时间段，避免与其他会议冲突。如遇时间重叠，优先安排紧急或重要会议。

4. 若因特殊情况需临时调整会议时间或取消，应及时通知相关管理人员并更新预约记录。

三、使用规范

1. 使用会议室时，应保持室内整洁，会议结束后及时清理桌面、地面，关闭灯光及空调设备。

2. 会议过程中应注意音量控制，避免影响其他部门正常工作。

3. 禁止在会议室吸烟、饮食（特殊情况下需经批准）。

4. 使用投影仪、电脑、音响等设备时，应按照操作指南正确使用，使用完毕后恢复原状。

四、设备管理

1. 会议室内的各类设备由行政部统一管理，使用人员不得随意拆卸或更改设置。

2. 如发现设备故障，应及时向行政部报修，不得私自处理。

3. 视频会议设备需提前测试，确保网络畅通、画面清晰、声音正常。

五、违规处理

1. 对于未按规定预约、私自占用会议室的行为，将给予通报批评，并视情节轻重追究责任。

2. 对于造成设备损坏、环境卫生问题的行为，需承担相应赔偿责任。

3. 多次违反规定者，将限制其后续会议室使用权限。

六、附则

1. 本制度自发布之日起实施，由行政部负责解释和监督执行。

2. 各部门可根据实际情况制定实施细则，但不得与本制度相抵触。

3. 本制度将根据实际运行情况适时修订，以适应公司发展需要。

通过严格执行本制度，能够有效提升会议室的使用效率，营造良好的办公环境，促进公司内部沟通与协作。希望全体员工积极配合，共同维护公司良好的会议秩序。