为规范企业财务档案的管理，确保财务资料的完整性、安全性与可追溯性，提升财务管理的效率和透明度，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有与财务相关的文件、凭证、报表、合同及其他相关资料的归档、保管、调阅及销毁等管理工作。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门在日常财务活动中形成的各类原始凭证、记账凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、合同协议、银行对账单等相关财务资料的管理。凡涉及财务信息的部门和个人均应遵守本制度。

二、管理职责

1. 财务部：负责财务档案的收集、整理、归档、保管及定期检查工作，确保档案的完整性和安全性。

2. 档案管理部门：协助财务部进行档案的统一管理，提供必要的技术支持与场地保障。

3. 使用部门：在调阅或借用财务档案时，需履行审批手续，并确保档案不被损坏或遗失。

三、档案分类与编号

财务档案按类别分为以下几类：

- 原始凭证类（如发票、收据、付款单等）

- 记账凭证类

- 会计账簿类（如总账、明细账等）

- 财务报表类（如月报、季报、年报等）

- 税务资料类

- 合同及协议类

- 其他相关资料

每类档案应按照年份、月份、编号进行统一编号，便于检索与管理。

四、档案的归档与保管

1. 所有财务资料应在业务发生后及时归档，不得积压。

2. 档案应存放在专用档案柜中，保持整洁、干燥，防止霉变、虫蛀和人为损坏。

3. 重要财务档案应建立电子备份，确保数据安全。

4. 档案管理人员应定期检查档案状态，发现问题及时处理。

五、档案的调阅与使用

1. 调阅财务档案需填写《档案调阅申请表》，经相关部门负责人审批后方可进行。

2. 外部单位调阅档案需持有效证明并经公司领导批准。

3. 调阅过程中应严格遵守保密规定，不得擅自复制、外传或修改档案内容。

六、档案的销毁

1. 对于超过保存期限且无继续保存价值的财务档案，应由财务部提出申请，经公司领导审批后统一销毁。

2. 销毁前应进行清点核对，确保无遗漏。

3. 销毁过程应由专人监督，并做好记录备案。

七、附则

1. 本制度自发布之日起执行，由公司财务部负责解释和修订。

2. 各部门应认真学习并严格执行本制度，确保财务档案管理工作有序进行。

通过本制度的实施，将进一步加强公司财务档案的规范化管理，为企业的合规经营和长远发展提供有力保障。