为规范公司人事档案的管理工作，确保员工信息的真实、完整与安全，提升人力资源管理的科学性与系统性，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工，涵盖人事档案的建立、保管、使用、更新及销毁等全过程。

一、总则

1. 人事档案是记录员工基本信息、工作经历、考核评价、奖惩情况、培训记录等内容的重要资料，是公司进行人力资源管理和决策的重要依据。

2. 公司人事档案管理应遵循合法、合规、保密、准确、及时的原则，确保档案内容真实有效，防止信息泄露和滥用。

3. 人事档案由公司人力资源部门统一管理，其他部门不得擅自查阅或复制。

二、档案内容

1. 基础信息类：包括员工身份证件、学历证书、职称证明、入职登记表、劳动合同、离职手续等。

2. 工作履历类：包括岗位变动记录、职务任免文件、工作表现评估、绩效考核结果等。

3. 培训与发展类：包括参加的各类培训记录、技能认证、晋升建议等。

4. 奖惩记录类：包括表彰奖励、违规处理、纪律处分等相关材料。

5. 其他相关材料：如员工健康档案、社保缴纳记录、工资发放明细等。

三、档案建立与维护

1. 新员工入职时，须填写《员工信息登记表》，并提交相关证件复印件，由人力资源部统一归档。

2. 档案资料应及时更新，涉及员工岗位调整、职务变动、奖惩情况等，应在事项发生后10个工作日内完成录入。

3. 每年定期对人事档案进行核查，确保信息的完整性与准确性。

四、档案保管与安全

1. 人事档案应存放在专用档案室或电子数据库中，实行分类编号、专人负责、定期检查制度。

2. 档案资料应严格保密，未经授权不得对外提供或查阅。确需调阅的，须经部门负责人及人力资源主管审批。

3. 电子档案应设置访问权限，确保数据安全，防止病毒攻击或非法访问。

五、档案使用与查询

1. 员工本人可凭有效证件向人力资源部申请查阅个人档案，经核实后方可办理。

2. 部门因工作需要查阅他人档案的，须提交书面申请，并说明用途及范围，经审批后方可调阅。

3. 档案调阅应做好登记，注明调阅人、时间、事由及归还情况，确保可追溯。

六、档案销毁

1. 对于已离职员工的人事档案，保存期限不少于五年；特殊情况下，可根据法律规定延长保存时间。

2. 档案销毁前应进行审核，确认无保留价值后，由人力资源部提出申请，经公司管理层批准后，按规定程序进行销毁。

3. 销毁过程应有专人监督，确保资料彻底清除，防止信息外泄。

七、附则

1. 本制度由公司人力资源部负责解释和修订。

2. 本制度自发布之日起执行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

通过严格执行本制度，公司将有效提升人事档案管理的规范化水平，保障员工权益，促进企业内部管理的有序运行。