为加强企业对客户信息的管理,确保客户资料的安全性、完整性与有效性,提升客户服务质量和运营效率,特制定本《客户资料管理制度规范》。本制度适用于公司内部所有涉及客户信息收集、存储、使用、传输及销毁等环节的相关岗位和人员。
一、总则
1. 本制度旨在规范客户资料的管理流程,保障客户隐私权,防止信息泄露或滥用。
2. 所有员工必须严格遵守本制度,不得擅自泄露、篡改或非法使用客户资料。
3. 客户资料包括但不限于客户姓名、联系方式、地址、交易记录、服务需求等各类信息。
二、客户资料的采集与录入
1. 客户资料的采集应遵循合法、正当、必要的原则,不得以欺诈、胁迫等不正当手段获取客户信息。
2. 各业务部门在收集客户信息时,需明确告知客户信息的用途,并取得其同意。
3. 所有客户资料必须由专人负责录入系统,确保数据准确无误,并建立完整的录入记录。
三、客户资料的存储与保管
1. 客户资料应统一存储于公司指定的信息管理系统中,确保数据安全。
2. 系统管理员应定期对数据库进行备份,防止因系统故障或人为操作导致数据丢失。
3. 客户资料的访问权限应根据岗位职责进行分级管理,严禁越权操作。
四、客户资料的使用与共享
1. 客户资料的使用应限于与客户相关的业务活动,不得用于其他无关目的。
2. 在涉及客户资料共享时,须经相关部门负责人审批,并签署保密协议。
3. 对第三方合作方提供客户资料前,应明确其使用范围和保密义务,确保信息安全。
五、客户资料的更新与维护
1. 客户资料应定期核查与更新,确保信息的时效性和准确性。
2. 员工在日常工作中发现客户资料有误或变更,应及时上报并进行修正。
3. 公司应建立客户资料变更记录,便于追溯与审计。
六、客户资料的销毁与删除
1. 对于不再需要的客户资料,应按照规定程序进行销毁处理,避免信息外泄。
2. 销毁方式应采用物理销毁或数据擦除等方式,确保信息无法恢复。
3. 销毁过程应有专人监督,并做好销毁记录备查。
七、责任与监督
1. 各部门负责人应对本部门客户资料管理工作负主要责任,定期组织自查。
2. 人力资源部应将客户资料管理纳入员工培训内容,提高全员信息安全意识。
3. 公司设立信息安全管理小组,负责监督本制度的执行情况,并对违规行为进行处理。
八、附则
1. 本制度自发布之日起施行,由公司综合管理部负责解释和修订。
2. 本制度未尽事宜,按国家相关法律法规及公司其他规章制度执行。
通过本制度的实施,公司将有效提升客户资料管理的规范化水平,增强客户信任感,为企业持续健康发展提供有力保障。