为了更好地规范和管理毕业生档案，确保每位毕业生的信息完整、安全地保存与流转，特制定本管理制度。以下为具体规定：

一、档案归档范围

1. 学籍信息：包括入学登记表、学籍卡、成绩单等。

2. 毕业资料：如毕业证书复印件、学位证书复印件、论文或设计作品等。

3. 奖惩记录：在校期间获得的各类奖励或处分文件。

4. 社会实践材料：实习报告、社会实践活动证明等。

5. 其他重要文件：如党组织关系介绍信、团员证等。

二、档案管理流程

1. 收集整理

毕业生离校前，由各学院负责收集上述所有相关材料，并进行初步整理。确保每份材料真实有效且无遗漏。

2. 审核确认

学校就业指导中心对提交的档案材料进行审核，核实无误后统一编号存档。

3. 电子化存储

对于重要的纸质档案，需同时扫描成电子版，上传至学校数据库以备查阅。电子档案应定期备份以防丢失。

4. 移交手续

毕业生档案原则上由学校统一转递至用人单位或人才市场。学生需提前确认接收单位的具体地址及联系方式，以便顺利完成档案转移工作。

三、档案查询与借阅

1. 查询权限

档案仅限本人或授权代表（需提供书面委托书）查询。查询时须出示有效身份证件，并填写《档案查询申请表》。

2. 借阅规定

借阅档案需经主管领导批准，并在指定时间内归还。借出期间档案不得带离指定区域，且必须保持完好无损。

四、保密措施

1. 所有接触档案的工作人员均需签署保密协议，严格遵守保密纪律。

2. 非相关人员不得擅自翻阅或复制档案内容。

3. 定期检查档案库房的安全状况，防止火灾、水灾等意外事故发生。

五、违规处理

对于违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处罚：

- 轻微违规：批评教育；

- 严重违规：扣除绩效奖金或调离岗位；

- 构成犯罪：依法移交司法机关处理。

通过以上制度的实施，我们希望每一位毕业生都能享受到高效便捷的服务，同时也保障了学校档案管理工作的有序开展。请全体师生员工共同遵守，为维护良好的校园秩序贡献力量！

此制度自发布之日起正式施行，请各部门认真贯彻执行。如有未尽事宜，由学校就业指导中心负责解释说明。